Sdílení dokumentů

Nastavení sdílení

  • V prostředí Google Drive 
    • Tato cesta má výhodu, že můžete vybrat několik dokumentů/složek najednou
    • Vyberte dokumenty/složky, které chcete sdílet 
    • Klikněte na tlačítko Sdílet 

  • Přímo v dokumentu
    • V každém dokumentu je tlačítko Sdílet umístěno vpravo nahoře
                     

Po použití jednoho z těchto tlačítek se Vám objeví dialog, ve kterém lze
  • Získat odkaz pro sdílení (zobrazí se pouze při typu sdílení pomocí odkazu)
                 
  • Přidávat jednotlivé kolegy/skupiny (dialog automaticky vyhledává ve Vašich kontaktech) a nastavit jim, jak mohou s dokumentem nakládat.
  • Informovat vybrané uživatele o sdílení pomocí vlastní zprávy.
  • Nastavit, kdo může měnit oprávnění dokumentu

Typy sdílení


  • Veřejně dostupné na webu
  • Všichni uživatelé, kteří mají odkaz
    • Dokument je veřejný a sdílí se zasláním URL odkazu uživatelům, kteří mají mít do dokumentu přístup. Dokument nelze žádným způsobem vyhledat.
      • Odkaz pro sdílení se Vám objeví po kliknutí na tlačítko Uložit.
    Pro předchozí 2 typy přístupu není potřeba vlastnit Google účet. 
  • Název domény (PřF UK)
    • Dokument je sdílen všem uživatelům v rámci Vaší domény a lze ho vyhledat v prostředí Google Drive.
  • Uživatelé z domény (PřF UK), kteří mají odkaz
    • Dokument se sdílí zasláním odkazu, ale otevřít ho mohou pouze uživatelé v rámci Vaší domény. Dokument nelze žádným způsobem vyhledat.
      • Odkaz pro sdílení se Vám objeví po kliknutí na tlačítko Uložit.
    Pro předchozí 2 typy přístupu je potřeba vlastnit Google účet @natur.cuni.cz.
  • Soukromé
    • Dokument je přístupný pouze uživatelům/skupinám, kterým ručně přidělíte přístup. Tímto způsobem lze dokumenty sdílet i napříč různými doménami.
    Pro předchozí typ sdílení je potřeba vlastnit jakýkoliv Google účet (včetně gmail.com).

Typy oprávnění

Během přidávání oprávnění osob/skupin si můžete zvolit i typ přístupu. Typy jsou následující:

  • Může upravovat: Uživatel má plný přístup ke všem funkcím dokumentu, a může ho jakkoliv upravit.
  • Může přidávat komentáře: Uživatel má přístup pouze pro čtení, ale může přidávat komentáře, které se zobrazují všem, kteří mají k dokumentu přístup.
  • Může prohlížet: Uživatel může dokument pouze prohlížet.
Tento typ oprávnění lze nastavit i při veřejném, nebo doménovém sdílení.
         

Nastavení práv lze v tomto dialogu kdykoliv měnit, nebo odebírat.

Sdílení na skupinu

Při sdílení na skupinu je potřeba si dát pozor, že uživatelům se dokument nijak nezařadí do seznamu dokumentů v Google Drive! Dokument nelze ani vyhledat. 
Všem členům skupiny je potřeba zaslat odkaz na dokument (zprávou z dokumentu, e-mailem, chatem, apod).

Odkaz může být zaslán kýmkoliv, kdo má do dokumentu přístup. Poté, co člen skupiny klikne na tento odkaz, dokument se mu automaticky zařadí do seznamu dokumentů.

Vlastnictví dokumentu

Vytvořením dokumentu, nebo nahráním souboru se automaticky stáváte jeho vlastníkem. Pouze vlastník má oprávnění smazat dokument
Všichni ostatní si mohou dokument odebrat ze seznamu dokumentů a vyhledávání v Google Drive. Akci lze vrátit zpět tím, že Vám kdokoliv s přístupem do dokumentu zašle odkaz (popsáno ve Sdílení na skupinu)
Vlastnictví dokumentu lze předávat na jiné uživatele v rámci stejné domény, ale pouze na jednotlivých dokumentech.
  • Klikněte na tlačítko Sdílet přímo v dokumentu (popsáno v Nastavení sdílení)
  • U uživatele, kterému chcete předat vlastnictví klikněte na aktuálně nastavené oprávnění a vyberte Je vlastník
  • Změnu potvrďte tlačítkem Uložit změny




Comments