Práce s dokumenty


Konverze dokumentů

Jednoduchý export

Pokud vytvoříte nějaký Google Dokument a potřebujete ho někam dodat v určitém formátu (například pokud student potřebuje svojí bakalářskou práci předat k tisku), všechny Google dokumenty umožňují export do několika různých (v praxi nejpoužívanějších)   formátů.
Stačí otevřít jakýkoliv dokument a přejít do nabídky Soubor > Stáhnout jako


Podobným způsobem se dá dokument rovnou odeslat e-mailem bez toho, abyste museli jít do Gmailu a přílohu nahrávat zpět.
Stačí přejít do nabídky Soubor > Odeslat e-mailem jako přílohu...
Dialog Vám nabídne stejné možnosti, jako výše uvedený způsob.


Hromadný export

Prostředí Google Drive Vám také umožňuje exportovat více dokumentů (nebo i všechny) různých typů najednou.
Vyberte několik dokumentů a přejděte do nabídky Více > Stáhnout...
Google Drive automaticky rozpozná, jaké typy dokumentů jsou vybrány a nabídne Vám, jakým způsobem chcete jednotlivé dokumenty exportovat.
  • Pokud byste chtěli vyexportovat všechny dokumenty, stačí přejít na záložku Všechny položky.


Po nastavení a potvrzení se Vám zobrazí časový odhad. Pokud je dokumentů hodně, můžete nechat běžet export na pozadí a nechat se informovat e-mailem až bude připraven.


Po dokončení se Vám automaticky začne stahovat export (vše bude zabaleno do jednoho ZIP archívu). Pokud se stahování nespustí automaticky, je Vám nabídnut odkaz pro ruční spuštění stahování.


Import dokumentů

Google Drive Vám nabízí jak hromadné nahrání všech Vašich dat v původních formátech, tak jejich automatický převod do nativních Google dokumentů.
Google Vám také umožňuje při nahrávání použít na PDF souborech a obrázcích takzvanou technologii OCR, která převede obsah dokumentů na vyhledatelný text. Tato funkce nijak nemění obsah dokumentů, pouze Vám umožní vyhledávat i v jejich obsahu.
Nastavení těchto funkcí se provádí pod tlačítkem Nastavení > Nastavení nahrávání.


Nahrávání se spouští tlačítkem Nahrát.
Funkce Vám dá na výběr, jestli chcete nahrát pouze vybrané soubory, nebo celý adresář.
Souborů lze zvolit více najednou, ale složka pouze jedna.


Po spuštění nahrávání, se Vám objeví okno, ve kterém můžete sledovat proces nahrávání.
Během tohoto procesu nesmíte zavřít okno prohlížeče, jinak se proces přeruší.


Historie revizí dokumentů

Nativní Google dokumenty

Během tvorby a různých úprav dokumentu se automaticky vytváří historie změn, čili revize.
Funkce Vás chrání jak před nechtěným smazáním části obsahu, tak před osobou, která by Vám chtěla naschvál nadělat škodu.
Stačí v dokumentu přejít do nabídky Soubor > Zobrazit historii revizí.


Pokud by se Vám historie zdála příliš krátká, můžete seznam revizí rozšířit tlačítkem Zobrazit podrobnější revize na konci výše zobrazené nabídky.
Při kliknutí na starší verzi se Vám v dokumentu zvýrazní, ke kterým změnám došlo. U každého jména je zobrazená barevná kostička. Změny v dokumentu se zvýrazní stejnou barvou.


Jestli se chcete vrátit ke starší revizi, stačí pouze kliknout na tlačítko Obnovit tuto verzi ve výše uvedené historii revizí.

Ostatní soubory

U ostatních souborů lze používat revize také. Funkce Vám pomáhá udržet přehlednost v dokumentech a nemusíte mít díky tomu uložen novější soubor pod jiným názvem. 
Pro nahrání nové verze souboru přejděte do prostředí Google Drive, klikněte pravým tlačítkem na dokument, který chcete aktualizovat a vyberte Spravovat verze...


Pomocí tohoto správce můžete jak nahrávat nové verze, tak se vracet ke starším, nebo i mazat již nepotřebné.
  • Mějte na paměti, že každá verze u souborů, které nejsou nativní Google dokumenty, zabírá na Vašem Google Drive prostor.

Šablony

Tvorba šablony

Pokud často používáte hlavičkové papíry a různé další dokumenty, které mají některé části statické, můžete si připravit dokument a zpřístupnit ho jako šablonu.
V prostředí Google Drive klikněte pravým tlačítkem na požadovaný dokument a vyberte Odeslat do galerie šablon.
Objeví se Vám dialog, ve kterém můžete přidat k šabloně popis a zařadit jí do správné kategorie.


Po odeslání šablony se automaticky zpřístupní všem uživatelům v doméně.

Použití šablony

V prostředí Google Drive přejděte do nabídky Vytvořit > Ze šablony
Zobrazí se Vám dialog ve kterém si můžete jak Vaše doménové šablony, tak i veřejné které jsou tvořeny internetovou komunitou.



Po kliknutí na tlačítko Použít tuto šablonu, se Vám do Google Drive vytvoří kopie dokumentu, kterou můžete dále upravovat.

Notifikace změn

Google tabulky Vám umožňují sledování změn pomocí e-mailu. Podle Vámi nastaveného pravidla, kdy máte být upozorněni, dostanete vždy e-mail, ve kterém jsou změny přehledně vidět.
Vstupem do nabídky Nástroje > Pravidla oznámení... vyvoláte tento dialog:


Zde máte nepřeberné množství voleb, za jakých podmínek a kdy Vám může e-mail se změnami přijít.

Omezení oprávnění na jednotlivých listech v tabulce

Google tabulky Vám umožňují omezit oprávnění i na jednotlivé listy. Toto nastavení omezuje i uživatele, kteří mají právo upravovat celou tabulku.
Stačí přejít na list, který chcete omezit, poté do nabídky Nástroje > Chránit list... a nastavit omezení dle potřeby.







Comments