Základní doporučení jmenné konvence v Google Docs


  1. Udělejte si čas a zamyslete se jaký druh jmenné konvence bude pro Vaše sbírky a soubory vhodný. Měly by být organizovány podle data, jména klienta, čísla zakázky, názvu projektu, geografického umístění atd.? Jaká forma pojmenování dává největší smysl pro způsob Vaší práce s dokumenty a  jak budou Vaši kolegové dokumenty vyhledávat a pracovat s nimi?

  1. Vytvořte jména a nadpisy, která budou mít smysl, budou logická a budou se v nich snadno orientovat i ostatní kolegové.

  1. Sepište dokumentaci jmenné konvence pro Vaši organizaci, nasdílejte ji všem kolegům a udržujte tento dokument aktuální!

  1. Nepoužívejte podtržítka, pomlčky, lomítka a podobně na rozdělení jednotlivých částí jména dokumentu či složky. Použití těchto znaků zbytečně komplikuje vyhledávání a i pro vizuální orientaci v přehledu dokumentů je to nepříjemné. Jednotlivá slova, či informace v rámci jména, jako je napříkad číslo zakázky oddělujte od ostatních pouze mezerou.


Příklad názvu:

011200002 SK PP Jméno firmy

[číslo zakázky] [Slovensko] [předávací protokol] [jméno firmy]



Příklad identifikátorů v rámci názvu:


2011-09-27 - datum rok-mesic-den (občas schematicky zapisováno jako RRRR-MM-DD, popřípadě anglicky YYYY-MM-DD)


Tento formát data umožní jednoznačné řazení dokumentů podle uvedeného data v názvu (pokud tímto jméno začíná). Pro správnou funkčnost ve všech případech je nutné používat u jednociferných dní/měsíců nuly.


Díky uvedení plného roku a pomlček je datum snadno dešifrovatelné (narozdíl od některých případů zápisu roku pouze posledními dvěma ciframi, navíc bez pomlček).


Stejný formát data používá Google jako operátor při vyhledávání dokumentů.


FA - faktura

SM - smlouva

DL - dodací list

PO - potvrzení objednávky

atd.

  1. Pamatujte, že Google Disk řadí jednotlivé složky v abecedním pořadí. Pokud si přejete, aby se určitá složka objevovala na začátku seznamu, přidejte na její začátek speciální znak. Pro přesně definované pořadí jednotlivých složek či pod-složek je zapotřebí přidat na začátek každé složky její pořadové číslo. Například:

    • 01 Smlouvy
    • 02 Objednávky
    • 03 atd.
  1. Zamyslete se nad vytvořením složky “Archiv”. Ve chvíli kdy je zakázka nebo projekt ukončen, můžete přesunout celou složku do Archivu v němž můžete mít vytvořeny dílčí složky pro jednotlivé roky.

  1. Nezapomeňte, že ke každému souboru je možné zapsat mnoho důležitých a doplňujících informacído položky  “Popis”. Popis umožňuje i základní formátování (_italic_ *bold* -skrtnuto- ) a hyperlinky. Jméno souboru může obsahovat opravdu jen základní identifikační údaje a zbytek informací týkajících se souboru může být umístěn v popisu. Pole “Popis” je taktéž prohledáváno v případě vyhledávání a usnadňuje a urychluje nalezení potřebného dokumentu. Popisky jsou obzvláště důležité pro skenované dokumenty a obrázky u nichž nelze prohledávat jejich obsah.


    Popisek přidáte následujícím způsobem: Označte daný soubor (zatržením) a poté klikněte na tlačítko "Náhled" (symbol oka - viz screenshot, pozice "1"). V pravé části pak bude sloupec s náhledem a detaily dokumentu. Mimo jiné je zde právě pole "Popis" (pozice "2" na screenshotu). Toto pole je k disposici jak pro nativní Google formáty, tak pro ostatní soubory.



  1. Před vytvořením nového dokumentu nebo složky se ujistěte, že neexistuje složka či dokument stejného jména. Duplikace jmen způsobuje nepřehlednost.

  1. Vyhledávání v rámci Google Disku prohledává pro daný výraz kromě názvu dokumentu i vnitřní obsah všech dokumentů včetně PDF.
  2. S pomocí search operátorů je vyhledávání mnohem snažší. Naučte se jich využívat:
    • Typ dokumentu – type:{spreadsheet,presentation,document}
    • Celá fráze  (vložte zňení celé fráze do uvozovek) – např.  “jel na kole”
    • Vyloučení slova (použijte znaménko mínus) – napr.  mísa ovoce -jablko
    • Ćas editace položky – before:YYYY-MM-DD, after:YYYY-MM-DD
    • Majitel položky – owner:SEMVLOZTEJMENO@DOMENA
    • Požky skryté nebo označené hvězdou – is:starred, is:hidden
    • Položka sdílená s ostatními nebo se mnou
      – from:SEMVLOZTEJMENO@DOMENA, to:SEMVLOZTEJMENO@DOMENA
    • Pomocí subjektu (nebo slova v subjektu) – subject:SEMVLOZTESUBJEKT
    • Pomocí názvu (nebo slova v názvu) – title: SEMVLOZTENAZEV
    • Dvojznačný výrok (or funkce) – např.  delfín  or velryba

  3. Nezapomeňte na základní pracovní návyky při práci s dokumenty, které nejsou do Google Disku nahrány ve formátu pro editování a nahráváte další verzi téhož dokumentu. Novou verzi vždy nahrávejte do  dokumentu funkcí "Nahrát novou verzi". Tato funkce je dostupná při kliknutí pravým tlačítkem na daný soubor a poté vybráním "Spravovat verze".



  1. Vzhledem k tomu, že složky jsou jakýmsi ekvivalentem štítku, se jeden dokument může současně nacházet v několika složkách. Této vlastnosti lze využít například k tvorbě  stavových složek "K fakturaci", "Vyřízeno" apod. Vše záleží na workflow daných uživatelů.


Comments