Udělejte si čas a zamyslete se jaký druh jmenné konvence bude pro Vaše sbírky a soubory vhodný. Měly by být organizovány podle data, jména klienta, čísla zakázky, názvu projektu, geografického umístění atd.? Jaká forma pojmenování dává největší smysl pro způsob Vaší práce s dokumenty a jak budou Vaši kolegové dokumenty vyhledávat a pracovat s nimi?
Vytvořte jména a nadpisy, která budou mít smysl, budou logická a budou se v nich snadno orientovat i ostatní kolegové.
Sepište dokumentaci jmenné konvence pro Vaši organizaci, nasdílejte ji všem kolegům a udržujte tento dokument aktuální!
Nepoužívejte podtržítka, pomlčky, lomítka a podobně na rozdělení jednotlivých částí jména dokumentu či složky. Použití těchto znaků zbytečně komplikuje vyhledávání a i pro vizuální orientaci v přehledu dokumentů je to nepříjemné. Jednotlivá slova, či informace v rámci jména, jako je napříkad číslo zakázky oddělujte od ostatních pouze mezerou.
Příklad názvu:
011200002 SK PP Jméno firmy [číslo zakázky] [Slovensko] [předávací protokol] [jméno firmy] Příklad identifikátorů v rámci názvu: 2011-09-27 - datum rok-mesic-den (občas schematicky zapisováno jako RRRR-MM-DD, popřípadě anglicky YYYY-MM-DD)
Tento formát data umožní jednoznačné řazení dokumentů podle uvedeného data v názvu (pokud tímto jméno začíná). Pro správnou funkčnost ve všech případech je nutné používat u jednociferných dní/měsíců nuly.
Díky uvedení plného roku a pomlček je datum snadno dešifrovatelné (narozdíl od některých případů zápisu roku pouze posledními dvěma ciframi, navíc bez pomlček).
Stejný formát data používá Google jako operátor při vyhledávání dokumentů. FA - faktura SM - smlouva DL - dodací list PO - potvrzení objednávky atd. Pamatujte, že Google Disk řadí jednotlivé složky v abecedním pořadí. Pokud si přejete, aby se určitá složka objevovala na začátku seznamu, přidejte na její začátek speciální znak. Pro přesně definované pořadí jednotlivých složek či pod-složek je zapotřebí přidat na začátek každé složky její pořadové číslo. Například:
- 01 Smlouvy
- 02 Objednávky
- 03 atd.
Zamyslete se nad vytvořením složky “Archiv”. Ve chvíli kdy je zakázka nebo projekt ukončen, můžete přesunout celou složku do Archivu v němž můžete mít vytvořeny dílčí složky pro jednotlivé roky.
Nezapomeňte, že ke každému souboru je možné zapsat mnoho důležitých a doplňujících informacído položky “Popis”. Popis umožňuje i základní formátování (_italic_ *bold* -skrtnuto- ) a hyperlinky. Jméno souboru může obsahovat opravdu jen základní identifikační údaje a zbytek informací týkajících se souboru může být umístěn v popisu. Pole “Popis” je taktéž prohledáváno v případě vyhledávání a usnadňuje a urychluje nalezení potřebného dokumentu. Popisky jsou obzvláště důležité pro skenované dokumenty a obrázky u nichž nelze prohledávat jejich obsah.
Popisek přidáte následujícím způsobem: Označte daný soubor (zatržením) a poté klikněte na tlačítko "Náhled" (symbol oka - viz screenshot, pozice "1"). V pravé části pak bude sloupec s náhledem a detaily dokumentu. Mimo jiné je zde právě pole "Popis" (pozice "2" na screenshotu). Toto pole je k disposici jak pro nativní Google formáty, tak pro ostatní soubory.
 Před vytvořením nového dokumentu nebo složky se ujistěte, že neexistuje složka či dokument stejného jména. Duplikace jmen způsobuje nepřehlednost.
- Vyhledávání v rámci Google Disku prohledává pro daný výraz kromě názvu dokumentu i vnitřní obsah všech dokumentů včetně PDF.
- S pomocí search operátorů je vyhledávání mnohem snažší. Naučte se jich využívat:
- Typ dokumentu – type:{spreadsheet,presentation,document}
- Celá fráze (vložte zňení celé fráze do uvozovek) – např. “jel na kole”
- Vyloučení slova (použijte znaménko mínus) – napr. mísa ovoce -jablko
- Ćas editace položky – before:YYYY-MM-DD, after:YYYY-MM-DD
- Majitel položky – owner:SEMVLOZTEJMENO@DOMENA
- Požky skryté nebo označené hvězdou – is:starred, is:hidden
- Položka sdílená s ostatními nebo se mnou
– from:SEMVLOZTEJMENO@DOMENA, to:SEMVLOZTEJMENO@DOMENA - Pomocí subjektu (nebo slova v subjektu) – subject:SEMVLOZTESUBJEKT
- Pomocí názvu (nebo slova v názvu) – title: SEMVLOZTENAZEV
- Dvojznačný výrok (or funkce) – např. delfín or velryba
- Nezapomeňte na základní pracovní návyky při práci s dokumenty, které nejsou do Google Disku nahrány ve formátu pro editování a nahráváte další verzi téhož dokumentu. Novou verzi vždy nahrávejte do dokumentu funkcí "Nahrát novou verzi". Tato funkce je dostupná při kliknutí pravým tlačítkem na daný soubor a poté vybráním "Spravovat verze".
Vzhledem k tomu, že složky jsou jakýmsi ekvivalentem štítku, se jeden dokument může současně nacházet v několika složkách. Této vlastnosti lze využít například k tvorbě stavových složek "K fakturaci", "Vyřízeno" apod. Vše záleží na workflow daných uživatelů.
|
|
